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5 Dicas para garantir uma boa viagem de negócios

crédito/fonte TRAVEL PLUS

Durante uma viagem corporativa é comum ter que lidar com vários fatores, como pressão, estresse, imprevistos na agenda, entre outros. Mas não precisa ser assim.

Com um bom planejamento e organização, tanto antes como durante toda a estadia, é possível ter uma viagem de negócios tranquila.

Mas para isso, é importante ter atenção a alguns detalhes, para evitar dores de cabeça e garantir que tudo ocorra como o planejado. Por isso, separamos algumas dicas para te ajudar:

1- Tenha atenção ao escolher e reservar o hotel

Na hora de reservar o hotel calcule a distância entre ele e os locais dos compromissos, verifique se ele possui Wi-fi e se a conexão é boa, se há uma escrivaninha ou mesa no quarto que possa ser usada para trabalhar e se o horário do café da manhã é compatível com a agenda.

Essas informações devem ser fatores de decisão no momento de escolher o hotel, pois auxiliarão na logística e irão facilitar as atividades.

Se a reunião ou o evento for ocorrer no hotel, lembre-se também de conferir se ele possui toda estrutura necessária e faça a reserva das salas com antecedência.

2 – Confirme todos os compromissos e tenha em mãos uma agenda atualizada

É fundamental confirmar todos os compromissos da viagem com, no mínimo, um dia de antecedência. Além disso, é importante manter todas as informações centralizadas em uma agenda ou agenda eletrônica, incluindo os dias e horários das reuniões, os endereços, telefones de contato, etc.

3- Minimize os efeitos de possíveis imprevistos

Precaução nunca é demais, ao invés de ter que lidar com situações inesperadas tome atitudes para minimizar possíveis imprevistos durante a viagem de negócios. Por exemplo, leve em conta fatores como voos atrasados e extravio de bagagem.

Então, tenha na bagagem de mão uma troca de roupa, de preferência mais formal, caso tenha que ir direto para uma reunião. Não marque compromissos em horários muito próximos ao de chegada ao destino, para evitar atrasos. Busque também agendar as reuniões ou eventos e reservar o espaço onde eles irão ocorrer com antecedência.

4- Mantenha as despesas organizadas

O colaborador que estará viajando, mesmo que for o seu chefe ou o dono da empresa, precisará prestar contas das despesas durante a viagem de negócios. Isso é essencial para evitar confusões e manter um correto controle das finanças.

Por isso, é necessário guardar todos os recibos e notas fiscais, organize todos os gastos antes e durante a estadia para facilitar o momento de justifica-los à empresa.

5- Deixe algumas horas livres na programação:

É importante deixar algumas horas livres por dia para que seja possível descansar. Ninguém aguenta trabalhar 12 horas diretas, mesmo que seja seu chefe viajando, é importante ter algumas horas para diminuir o nível de estresse, refletir e relaxar. Isso contribui para aumentar a eficiência e a produtividade nas próximas atividades.

Vale lembrar também da importância de se manter conectado durante toda estadia, checando sempre o celular e os e-mails, afinal a sede da empresa pode precisar de alguma informação.

Essas são algumas dicas básicas, mas que na prática contribuem muito para que você ou seu chefe tenha uma boa viagem de negócios. Se ainda estiver com dúvidas nossos consultores especializados estão à disposição e podem te auxiliar em todos os detalhes da sua viagem ou evento corporativo.